Ogni intervento parte da un bisogno rilevato, sulla base del quale vengono stabiliti gli obiettivi. Una attenta analisi della situazione pregressa e dei requisiti, condotta di concerto con la direzione o con i responsabili di settore, costituisce la base per la definizione del modello organizzativo e delle relative procedure. Vengono quindi individuate le risorse e gli strumenti necessari, tenendo conto delle soluzioni già acquisite in azienda o reperibili sul mercato, integrandole all’occorrenza con moduli e funzionalità aggiuntive sviluppate appositamente, o se del caso realizzando strumenti specifici per gli obiettivi individuati.

Ogni soluzione deve tenere conto di specifici punti di forza e debolezza dell’Azienda in cui deve calarsi, delle infrastrutture e degli spazi, dell’organigramma e delle figure professionali disponibili, per poter offrire agli operatori un sistema integrato, di facile utilizzo e quanto più possibile a prova di errore. L’approccio “Agile”, basato su una documentazione di progetto sintetica ed essenziale, privilegia una prima attuazione di massima da realizzare in tempi ristretti, sulla base della quale verificare subito i primi risultati ed eventualmente correggere il tiro e mettere a punto.

E’ questa la metodica più frequentemente richiesta ed applicata, che consente di centrare gli obiettivi anche in caso di formalizzazione complessa o incompleta, salvaguardando tempi e costi di intervento. Strutture aziendali più articolate e complesse, con molti attori coinvolti, possono necessitare tuttavia di una documentazione esaustiva e di un piano attuativo dettagliato per coordinare le numerose attività necessarie. In questi casi vengono seguiti tutti i canoni dell’ingegneria del software, che prevedono lo studio dei casi d’uso e una formalizzazione completa del progetto e del piano di lavoro.